Qué es Erasmus+ y qué tipos de proyectos encajan con tu entidad
Cuando hablamos de proyectos europeos Erasmus+, nos referimos al programa de la Unión Europea que impulsa educación, formación, juventud y deporte. En Sequoia Pro trabajamos con ayuntamientos, mancomunidades y entidades sociales que quieren dar un salto de calidad en su acción local, conectándose con socios europeos y transformando ideas en resultados medibles. Desde 2019, hemos acompañado centenares de proyectos con impactos tangibles en inclusión, igualdad, medioambiente, gobernanza y participación.
Si tu entidad busca movilidad de personas (profesorado, personal municipal, jóvenes) o cooperación entre organizaciones para innovar, Erasmus+ ofrece líneas que encajan muy bien. Nuestra recomendación inicial es definir un reto local concreto (por ejemplo, transición verde, alfabetización digital, igualdad de género o participación juvenil) y mapear qué acción del programa lo potencia mejor. En nuestra práctica, cuando un ayuntamiento llega con una idea difusa, la convertimos en un objetivo medible, con indicadores y actividades realistas, antes de pensar en el formulario.
Erasmus+ KA1 vs KA2: diferencias, elegibilidad y oportunidades
KA1 (movilidad) financia estancias, cursos y prácticas para aprendizaje; KA2 (cooperación) financia alianzas estratégicas y resultados más estructurales. Si tu prioridad es formar equipos o exponer a la plantilla municipal a buenas prácticas europeas, KA1 puede ser la puerta de entrada. Si lo que necesitas es codiseñar soluciones, probar pilotos o crear productos transferibles (guías, metodologías, plataformas), KA2 será la opción más potente.
A nivel de elegibilidad, la clave es demostrar pertinencia con las prioridades (por ejemplo: inclusión y diversidad, medioambiente y lucha contra el cambio climático, digitalización, participación democrática) y la capacidad de tu entidad para ejecutar. En nuestra experiencia, los proyectos mejor valorados no son los más grandes, sino aquellos que conectan una necesidad local clara con una solución colaborativa bien planificada y con impacto demostrable.
Cómo diseñar un proyecto Erasmus+ que puntúe alto
Partimos siempre de un diagnóstico breve: qué problema queremos resolver, a quién afecta y por qué Erasmus+ es el instrumento adecuado. Después, mapeamos objetivos específicos, resultados y actividades usando una matriz de impacto que nos permita hilar coherencia. Un consejo que aplicamos en Sequoia Pro: formular objetivos con verbos de acción y indicadores cuantificables, por ejemplo, «formar a 60 jóvenes en competencias digitales verdes» o «crear un recurso educativo abierto para centros de FP en eficiencia energética».
La teoría del cambio es el hilo conductor: actividades bien secuenciadas → productos claros → resultados medibles → impacto en la comunidad. Hemos visto propuestas quedarse fuera por mezclar demasiadas acciones. Menos es más: prioriza actividades estratégicas y asegura calidad y seguimiento.
Formar el consorcio ideal: roles, países y acuerdos clave
El consorcio es un factor decisivo. Buscamos complementariedad real: si un ayuntamiento lidera, solemos sumar una entidad con experiencia metodológica (por ejemplo, una ONG educativa), un socio técnico (universidad o centro de FP) y un actor con músculo comunicativo. Es preferible un consorcio de 4–6 socios comprometidos a uno de 10 con participación débil.
Definimos desde el inicio roles (coordinación, paquetes de trabajo, liderazgo de entregables), redactamos una carta de compromiso, acordamos tiempos de respuesta y elegimos herramientas colaborativas (gestor documental, calendario compartido, repositorio de evidencias). En varios proyectos hemos evitado incidencias graves gracias a un acuerdo interno que regula cambios de personal, hitos de reporting y procedimientos de validación.
Presupuesto sin sorpresas: costes elegibles, lump sum y control financiero
El presupuesto en Erasmus+ funciona a menudo por costes unitarios y/o lump sum, lo que simplifica la gestión, pero exige rigor en la planificación. Nuestra pauta: construir la parte económica después de fijar actividades, entregables y movilidades. Asignamos partidas a lo que genera valor y evitamos sobrecargar rubros difíciles de justificar.
En Sequoia Pro aplicamos un control financiero sencillo: hoja de ruta por hitos, desglose por socio y checklist de elegibilidad (facturas, partes de asistencia, justificantes de viaje, evidencias de difusión). La regla de oro: no prometas lo que el presupuesto no puede sostener y documenta todo desde el día 1. Gracias a este enfoque, hemos cerrado proyectos con auditorías limpias y sin pérdidas por ineligibilidades.
Cronograma realista: de la convocatoria a la primera reunión transnacional
Recomendamos trabajar con un cronograma inverso: partimos de la fecha de la convocatoria y marcamos entregas intermedias (borrador técnico, consolidación de socios, revisión de impacto y diseminación, cierre financiero).
Tras la concesión, la reunión de lanzamiento establece herramientas, repositorios, plantillas y criterios de calidad. Nuestra práctica habitual es agendar desde el inicio un calendario de reuniones transnacionales y sesiones técnicas por paquete de trabajo para blindar avances.
Gestión y calidad: reuniones, entregables, evaluación y riesgos
La gestión excelente se nota antes del primer problema. Establecemos un plan de calidad con indicadores por paquete de trabajo (entregables a tiempo, validación por pares, número de participantes, tasa de satisfacción), y un registro de riesgos vivo (retrasos, cambios de personal, baja participación, imprevistos logísticos). Trabajamos con evaluaciones trimestrales cortas y transparentes: qué va bien, qué ajustar y quién es responsable del siguiente paso.
En nuestra experiencia, un seguimiento riguroso acorta tiempos y eleva puntuación en informes intermedios y finales. Además, integrar a la comunicación desde el principio evita re-trabajos y duplica el rendimiento de cada actividad.
Difusión y diseminación: qué exige la CE y cómo hacerlo bien
La diseminación no es publicar un post al final: es una estrategia que empieza en el diseño.
Definimos públicos clave (comunidad educativa, familias, personal municipal, entidades del tercer sector, medios locales), mensajes y formatos (guías, talleres, podcasts, micro-vídeos, eventos multiplicadores).
Establecemos una identidad visual coherente con las normas de visibilidad europea y un calendario editorial realista.
En proyectos recientes, hemos logrado aumentar la participación local cuando vinculamos la difusión a hitos visibles (por ejemplo, presentar un recurso educativo abierto en una feria municipal).
Justificación y reporting: documentación, portales y auditoría
La justificación es donde muchos proyectos pierden puntos. Nuestro enfoque es operativo: crear al inicio un manual de evidencias con ejemplos de lo que se considera prueba válida (listados de asistencia, capturas de plataforma, actas firmadas, materiales de formación, informes de evaluación). Cada socio dispone de una carpeta de reporting con subcarpetas por hito, para que al cierre no haya carreras de última hora.
Para informes intermedios y finales, preparamos un guion: logros por objetivo, indicadores alcanzados, impacto local y europeo, aprendizajes y ajustes. Cuando esta disciplina se sostiene, la auditoría se convierte en un trámite ordenado y no en una crisis.
Buenas prácticas por temáticas (inclusión, medio ambiente, digitalización, participación)
En inclusión y diversidad, funciona muy bien co-diseñar actividades con entidades locales que trabajan con colectivos vulnerables y medir no solo participación, sino mejora de competencias o acceso a oportunidades. En medioambiente, recomendamos acciones con beneficio rápido y visible (micro-pilotos de eficiencia energética, huertos educativos, itinerarios verdes) vinculadas a recursos didácticos reutilizables.
En digitalización, lo que suma es la usabilidad: herramientas sencillas, formaciones prácticas y materiales abiertos. Y en participación, es clave involucrar a la ciudadanía desde el diagnóstico: encuestas breves, foros locales y prototipado público de soluciones. Nosotros hemos logrado más tracción cuando los beneficiarios ven resultados tempranos y sienten que su voz redefine el proyecto.
Errores comunes y cómo evitarlos (desde la solicitud hasta el cierre)
Tres errores que vemos a menudo:
- Propuestas que quieren abarcar demasiado y diluyen el impacto. Solución: foco y objetivos claros.
- Consorcios inflados sin compromiso real. Solución: menos socios, más implicación y acuerdos desde el inicio.
- Justificación improvisada al final. Solución: manual de evidencias desde el día 1 y contabilidad de proyecto con hitos.
Añadimos un cuarto: subestimar la diseminación. Si no la planificas con la misma seriedad que el desarrollo técnico, el proyecto pierde alcance y sostenibilidad.
Recursos útiles: bases de datos, plantillas y checklists descargables
En cada acompañamiento compartimos plantillas (matriz de impacto, cronograma, actas, seguimiento de indicadores, guion de reporting, plan de diseminación) y una checklist de elegibilidad financiera.
Sugerimos también sistematizar resultados en un repositorio público para facilitar transferencia y visibilidad. Esta estandarización ahorra horas y mejora la calidad general del proyecto Erasmus+.
Preguntas frecuentes sobre Proyectos Europeos Erasmus+
¿Quién puede solicitar desde un municipio?
Entidades locales, centros educativos y organizaciones sociales con personalidad jurídica y capacidad de gestión. Lo clave es alinear el proyecto con prioridades y demostrar solvencia técnica.
¿KA1 o KA2 para empezar?
Si necesitas formar equipos o iniciar cooperación, KA1 es una puerta excelente. Si ya tienes un reto definido y socios potenciales, KA2 permite crear resultados transferibles con mayor impacto.
¿Cómo encuentro socios fiables?
Busca complementariedad (no clones). Revisa experiencias previas, pide referencias, acuerda roles y tiempos de respuesta. Formaliza expectativas por escrito.
¿Qué gastos suelen ser no elegibles?
Gastos sin relación directa con actividades, falta de evidencia, o fuera del periodo del proyecto. Trabaja con checklists y valida dudas antes de comprometer partidas.
¿Cómo mido el impacto?
Define indicadores desde el diseño (cuantitativos y cualitativos), registra evidencias y vincula resultados a decisiones futuras (por ejemplo, políticas locales o continuidad de actividades).
Acompañamiento «llave en mano» para tu municipio
En Sequoia Pro convertimos ideas en proyectos europeos financiados. Acompañamos todo el ciclo: identificación de convocatorias, diseño, consorcio, ejecución, evaluación, justificación y visibilidad.
Si tu entidad quiere entrar (o escalar) en Erasmus+ KA2 con prioridades como inclusión, medioambiente, digitalización o participación, estamos listos para trabajar a tu lado con metodología, cercanía y resultados medibles.
Los proyectos europeos Erasmus+ son una palanca real para transformar lo local desde la cooperación internacional. Con un diagnóstico honesto, un consorcio complementario, un presupuesto ajustado a las actividades y una gestión disciplinada, la probabilidad de éxito y el impacto crecen de forma sostenida.
Nuestro aprendizaje desde 2019 es simple: planificar bien, documentar mejor y poner a las personas en el centro.
¡Contacta con nosotros, estaremos encantados de poder ayudarte!
